Vademecum


Inleiding

Deze oriënterende handleiding voor galeries is opgesteld door BUP – Belgische Moderne en Hedendaagse Kunstgaleries vzw. BUP wil niet alleen opkomen voor de professionele belangen van de sector, maar wil galeries ook ondersteunen bij hun dagelijkse werking in het algemeen en bij hun samenwerking met kunstenaars in het bijzonder. De tekst is gebaseerd op ervaring, op jarenlang onderzoek en op overleg tussen de verschillende nationale beroepsverenigingen en de overkoepelende organisatie FEAGA – Federation of European Art Galleries Associations.
Onderstaande tekst bundelt inzichten die zijn ontleend aan volgende bestaande teksten:
  • ‘The European Gallery-Artist Guide’, uitgegeven door FEAGA in 1999 
  • ‘Rol en betekenis van galeries en kunsthandel’, brochure samengesteld door BUP en uitgegeven als onderdeel van de catalogus van Lineart 2007, Gent, België
  • Jo Coucke, ‘De toestand is ernstig, maar niet hopeloos – Het Belgische galeriewezen, een landschap in beweging’, in Annick Schramme (Red.), ‘Geld & Cultuur – Cultureel ondernemerschap in financieel moeilijke tijden’, Lannoo Campus, 2013, p. 122 e.v.
  • Code of ethics for art galleries’, uitgegeven door CPGA, 2016.
Belangrijker dan de hier geschreven suggesties is de open dialoog tussen de verschillende betrokken actoren: galerie, kunstenaar, collega-galerie, instituut, klant. Het pragmatisch afwegen van mogelijkheden in een dialoog leidt vaak tot veel betere resultaten dan een strikte regelgeving ooit vermag.
Veel leesplezier!


De verschillende soorten kunstgaleries

In het galerielandschap kunnen we grosso modo drie soorten kunstgaleries onderscheiden die in hun werking duidelijke, onderlinge verschillen laten zien.

Er is vooreerst de promotiegalerie, ook wel eens pilootgalerie, ‘galerie de combat’ of ‘primary gallery’ geheten. De promotiegalerie richt zich in de eerste plaats op de promotie en de verkoop van het werk van die kunstenaars waarmee ze een directe en langdurige samenwerking aangaat. Promotiegaleries zijn meestal de eersten om het werk van hun kunstenaars aan te bieden, ze maken dus deel uit van de primaire markt. Verder gaan we dieper in op de karakteristieken van de promotiegalerie.
Daarnaast zijn er kunsthandelaars of marchands. Een kunsthandelaar is in de eerste plaats gericht op het verhandelen van kunstwerken. Samenwerking met de kunstenaar is daarbij niet noodzakelijk. Een kunsthandelaar koopt, toont en verkoopt kunstwerken die hij persoonlijk selecteert, al dan niet binnen een bepaald genre of een bepaalde stijlperiode en hij verzekert de authenticiteit van het aangeboden werk. Kunsthandelaars werken meestal met kunstobjecten die eerder al op de kunstmarkt werden verkocht en maken derhalve deel uit van de secondaire kunstmarkt. Kunsthandelaren nemen een commissie bij de doorverkoop van werk dat zij eerder hebben aangekocht of dat hen door particulieren of collega’s in consignatie ter beschikking werd gesteld.
Ten slotte bestaan er ook nog verhuurgaleries. Verhuurgaleries stellen hun ruimte en diensten ter beschikking van al wie daar tegen betaling gebruik wenst te maken.


De promotiegalerie

Promotiegaleries werken per definitief haast uitsluitend met eigentijdse, levende kunstenaars en bouwen een goede werkrelatie op met de kunstenaars die ze zelf hebben geprospecteerd en die ze vertegenwoordigen. Ze staan in voor de promotie, de ondersteuning en de bemiddeling van het werk van de kunstenaar en ontwikkelen daartoe de nodige communicatiemiddelen. De promotiegalerie
  • doet er alles aan om – in samenspraak met de kunstenaar - diens werk in de best mogelijke omstandigheden te tonen; 
  • vertegenwoordigt haar kunstenaars op binnen- en buitenlandse kunstbeurzen teneinde de kunstenaar op een ruimer (internationaal) forum voor te stellen;
  • investeert indien mogelijk en desgewenst in de productie van een werk;
  • organiseert tentoonstellingen en lezingen, verzorgt dossiers voor aankoopcommissies;
  • informeert de pers (journalisten en critici) om de zichtbaarheid en bekendheid van de kunstenaar te verhogen;
  • publiceert tentoonstellingscatalogi en boeken over het werk van de kunstenaar;
  • promoot kunstwetenschappelijk onderzoek van het oeuvre;
  • adviseert de kunstenaar over de ontwikkeling van zijn/haar carrière en beoordeelt het werk zowel constructief als kritisch; ook de nabestaanden van de kunstenaar, zowel particulieren als stichtingen, worden begeleid om het werk van de overleden kunstenaar rechtmatig te laten respecteren terwijl de galerie investeert in wetenschappelijk en historisch onderzoek over het oeuvre opdat het zijn rechtmatige plaats in de geschiedenis bekomt;
  • houdt voor de kunstenaar een archief bij (van artikels, recensies, foto’s, …);
  • werkt samen met andere galeries; teneinde het netwerk van de kunstenaar te vergroten, zal een promotiegalerie samenwerking zoeken met andere, meestal buitenlandse galeries, bij voorkeur galeries die er eenzelfde filosofie en ethiek op nahouden; ook hier geldt dat goede afspraken helpen om de relatie galerie-galerie te stroomlijnen; dergelijke samenwerking kan intensief en veeleisend zijn op de korte termijn, maar loont op de lange termijn;
  • streeft er naar de werken van haar kunstenaars zo juist mogelijk en aan de best mogelijke verkoopvoorwaarden te ‘plaatsen’, zowel in privé- als publieke collecties;
  • staat met andere woorden in voor de goede relatie tussen haar kunstenaars en het publiek; de promotiegalerie vervult zodoende een brugfunctie tussen de kunstenaar en privéverzamelaars, kunstprofessionals, media, bedrijven, instituten en overheden.

De promotiegalerie vraagt voor haar inzet geen bijdrage vanwege de kunstenaar, maar neemt ontleent haar werkingsmiddelen aan een vooraf met de kunstenaar afgesproken percentage van de verkoopprijs. Als een kunstenaar overlijdt, respecteert de galerie het met de kunstenaar gemaakte engagement, tenzij er met de nabestaanden nieuwe voorwaarden van samenwerking worden afgesproken.

De verkoop van een werk

Wanneer de galerie de consignatie van een of meerdere werken van de kunstenaar aanvaardt, wordt er bij voorkeur een overeenkomst opgesteld. Met consignatie wordt bedoeld: het tijdelijk in handen geven van kunstwerken tot verkoop voor rekening van de maker of afzender.  Een consignatiedocument bevat:
  • een beschrijving van het werk zodat het kan worden geïdentificeerd
  • de financiële voorwaarden in verband met de verkoop ervan en
  • eventuele andere overeenkomsten aangaande de samenwerking tussen galerie en kunstenaar.
We sommen de belangrijkste elementen van een overeenkomst op.

1. De algemene gegevens
  • naam van de kunstenaar
  • titel van het werk
  • datum van creatie
  • afmetingen
  • gebruikte techniek
  • oplage en editienummer(s)
  • eventuele specifieke richtlijnen voor het manipuleren, bewaren en vervoeren van het werk 

2. De financiële voorwaarden en gegevens

Aangaande de verkoopprijs.
Galerie en kunstenaar bepalen samen de verkoopprijs van elk werk. Wanneer de kunstenaar wordt vertegenwoordigd door verschillende galeries, verdient het aanbeveling hiermee rekening te houden (eventueel na onderling overleg tussen de betrokken galeries), opdat verzamelaars niet geconfronteerd worden met verschillende prijzen voor gelijkaardig werk (internationale verschillen ten gevolge van de verschillende nationale btw-tarieven niet te na gesproken).

Aangaande de verdeling van de bij een verkoop bekomen prijs.
De galerie krijgt een commissie op de netto bekomen verkoopsprijs, dus exclusief btw. Het is vaak gebruikelijk dat als er een consistente productiekost in het spel is, deze kost eventueel eerst van de verkoopprijs wordt afgetrokken, waarna kan worden overgegaan tot de verdeling van het saldo tussen kunstenaar en galerie, volgens een vooraf afgesproken verhouding. In vele gevallen wordt een 50% - 50% regel gehanteerd; deze geldt voornamelijk binnen een overeenkomst aangaande een samenwerking op langere termijn. Bij groepstentoonstellingen (waarbij een galerie geen langdurige relatie met de kunstenaar opbouwt) kan dit afwijken. Indien er een samenwerking is met een andere (al dan niet internationale galerie) zal de verdeling wellicht nog anders uitvallen. Belangrijk is dat de precieze verdeling onderdeel vormt van een voorafgaandelijke onderhandeling tussen kunstenaar en galerie. Bij deze onderhandeling kunnen volgende elementen in acht genomen worden: de uniciteit of exclusiviteit van het werk, de positie van de kunstenaar, de productiekosten, de transportkosten, de bereidheid tot samenwerking met de galerie op lange termijn … Er zijn geen specifieke regels voor deze verdeling, belangrijker dan de verdeling is de investering in een situatie waarin iedereen zich kan vinden.
Wanneer er een werk wordt gemaakt op verzoek (een zgn. opdracht] van een privéklant of een publieke instelling, wordt er een specifieke overeenkomst gemaakt tussen de galerie, de kunstenaar en de derde partij.

Aangaande prijskortingen.
Het is niet ongebruikelijk dat kunstenaar en galerie overeenkomen dat de galerie aan kopers kortingen tot 10 % kan geven zonder dat zij daarover de kunstenaar dient te raadplegen. Hogere kortingen die het algemeen belang van de kunstenaar dienen, kunnen desgewenst ook; maar ook hier is het zaak dat galerie en kunstenaar daarover vooraf tot een akkoord zijn gekomen.


3. Andere voorwaarden en gegevens

De modaliteiten van facturatie.
Het is bij voorkeur de galerie die het verkochte werk aan de klant factureert. De galerie factureert onder de margeregeling - mits voldaan wordt aan de voorwaarden voor deze regeling. De kunstenaar factureert zijn gedeelte aan de galerie. Soms kiest een galerie ervoor om het werk rechtstreeks te laten factureren van de kunstenaar aan de klant. Dit heeft als voordeel dat de klant slechts 6% btw betaalt, maar heeft als nadeel dat het minder professioneel overkomt bij de klant. De verkoop van een kunstwerk verloopt in verschillende fases. De klant kan het werk reserveren, vervolgens concluderen om te kopen, waarna de facturatie en de betaling volgt. Pas als al deze fasen werden doorlopen ontvangt ook de kunstenaar zijn afgesproken deel van de verkoop. De kunstenaar blijft eigenaar van het werk tot het deel van de verkoopprijs dat de kunstenaar toekomt, effectief is betaald.

Atelierverkopen.
Elke verkoop in de studio van de kunstenaar wordt in principe op dezelfde manier behandeld als een verkoop in en door de galerie. Alle verkopen gebeuren in dialoog met de galerie en volgens dezelfde voorwaarde als een galerieverkoop.

Klantengegevens.
De galerie is niet verplicht de adressen van klanten te delen. Wanneer ze dit wel doet, blijft deze info eigendom van de galerie. De kunstenaar mag geen commercieel gebruik maken van deze gegevens of met andere galerieën delen.

Verzekering.
De galerie draagt de kosten van de verzekering van de werken die zich in de galerie bevinden of in elke tentoonstelling die door de galerie wordt georganiseerd, tenzij anders overeengekomen. Ook elk transport dient verzekerd te worden tegen schade. Het te verzekeren bedrag limiteert zich doorgaans tot het deel van de kunstenaar, exclusief btw.

Fotografie.
Indien nodig voor de promotie en verkoop van het werk, zal de galerie de fotografie van de kunstwerken financieren. Als de kunstenaar de foto’s aan de galerie levert, moeten deze verspreid kunnen worden zonder conflict van copyright. De galerie heeft het recht de foto’s van de werken te verspreiden in media en publicaties zonder dat ze daarvoor rechten is verschuldigd aan wie dan ook.

Beëindiging van de overeenkomst.
Wanneer één van beide partijen de overeenkomst wil beëindigen, worden de eerder overeengekomen voorwaarden zoals periode van opzegging, gefinancierde productiekosten en dergelijke, nagekomen. Lopende verkoopovereenkomsten worden niet door de beëindiging van de samenwerking geannuleerd.
Wanneer de opzeggingsperiode is afgelopen is, haalt de kunstenaar (of diens rechthebbende) zo snel mogelijk alle werken uit de galerie weg.
Wanneer de productie van een werk gefinancierd werd door de galerie, heeft de galerie het recht om het werk aan te kopen. Een andere optie is de terugbetaling van de productiekosten.
Wanneer het contract verbroken wordt, zijn de kosten (ten gevolge van de breuk) te betalen door de partij die het mandaat heeft verbroken.

Samenwerking met een andere galerie.
Indien een kunstenaar ervoor kiest om samen te werken met een andere galerie is het raadzaam dit in een open dialoog te doen met alle partijen. Het beëindigen van een (soms langdurige) vertrouwensrelatie vraagt van alle partijen de nodige voorzichtigheid en sereniteit. Indien de relatie voor alle partijen zo goed mogelijk wordt beëindigd, houdt dit alle mogelijkheden naar samenwerking voor de toekomst open.